eGP-Deter consente di gestire tutto il flusso inerente la fase di predisposizione di una determina di un Ente (creazione della proposta di determina, iter verifica contabile e pubblicazione atti).

In particolare il documento di Determina consente l’inserimento di alcune informazioni minime:

• Titolario di classificazione
• oggetto del provvedimento
• ufficio proponente
• n° proposta
• n° adozione struttura proponente
• invio ragioneria
• annotazioni
• aspetti contabili

Il sistema consente di allegare al documento elettronico un qualunque tipo di file (.doc, .tif, .txt, .xls, ecc.). Tali allegati saranno consultabili direttamente attraverso l’utilizzo del browser, disponendo, ovviamente, del visualizzatore appropriato. E’ possibile anche allegare un documento direttamente da periferica scanner.

Viene altresì effettuata la storicizzazione di uno o più campi del documento, mediante memorizzazione della sequenza delle modifiche che il campo subisce durante il normale flusso documentale, nonché dell’autore di tali modifiche. Questa storicizzazione consente la tracciabilità completa delle informazioni inserite. Funzioni speciali, quali quella di Ritiro della Proposta, possono essere consentite ai ruoli/utenti autorizzati semplicemente agendo sugli stati del workflow di protocollo (Responsabili funzionali).

Il prodotto include un motore di ricerca idoneo a svolgere le più sofisticate ricerche di documenti e pratiche utilizzando gli strumenti e le tecnologie tipiche dei prodotti di full-text retrieval:

• ricerche in AND, OR, NOT, XOR;
• ricerche per uguaglianza, disuguaglianza di termini;
• ricerche per contiguità o vicinanza;
• ricerca per somiglianza di termini;
• ricerca con caratteri jolly;
• ricerche tramite la classificazione degli atti;
• ricerche tramite Titolario di classificazione;
  

I risultati delle ricerca possono essere raggruppati e visualizzati per:

• ufficio proponente
• tipologia atto
• data proposta
• stato del documento
• titolario di classificazione

La visualizzazione del registro generale delle Determinazioni include l’indicazione del numero generale di adozione (dell’Ente), l’oggetto, la data di adozione, la data di esecutività ed altri campi utili. Una speciale funzione Documenti Correlati consente di raggruppare i documenti che possiedono dei riferimenti (link), in modo tale da poter mantenere traccia di eventuali legami amministrativi tra di essi.

Tutta la gestione degli utenti/ruoli/gruppi è basata sulla security ereditata direttamente dal modulo e-Gov Platform© (portale di accesso) e completamente integrata sfruttando le autorizzazioni gestite attraverso il Workflow Designer.

E’ possibile gestire gli uffici e suddividerli in Aree Organizzative predefinite (es. ripartizioni, settori, ecc.) all’interno dell’Organigramma.

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