eGP-Fascicoli consente di gestire tutto il flusso inerente la fase di fascicolazione dei documenti (creazione, movimentazione, chiusura).

In particolare il documento di Fascicolazione consente l’inserimento di alcune informazioni minime:

• Denominazione del Fascicolo
• Classificazione (titolario)
• N° di Repertorio (automatico)
• Anno di Istruzione (automatico)
• Competenza
• Responsabile del Procedimento
• Data di Fascicolazione
• Durata del procedimento (se utilizzata)

Il sistema consente di allegare al documento elettronico un qualunque tipo di file (.pdf, .doc, .tif, .txt, .xls, ecc.), oltre agli stessi documenti già catalogati nel sistema. Tali allegati saranno consultabili direttamente attraverso l’utilizzo del browser, disponendo, ovviamente, del visualizzatore appropriato. E’ possibile anche allegare un documento direttamente da periferica scanner.

Viene altresì effettuata la storicizzazione di tutti i campi propri del fascicolo, mediante memorizzazione della sequenza delle modifiche che il campo subisce durante il normale flusso documentale, nonché dell’autore di tali modifiche. Questa storicizzazione consente la tracciabilità completa di tutte le informazioni inserite.

Il prodotto include un motore di ricerca idoneo a svolgere le più sofisticate ricerche di documenti e pratiche utilizzando gli strumenti e le tecnologie tipiche dei prodotti di full-text retrieval:

• ricerche in AND, OR, NOT, XOR;
• ricerche per uguaglianza, disuguaglianza di termini;
• ricerche per contiguità o vicinanza;
• ricerca per somiglianza di termini;
• ricerca con caratteri jolly;
• ricerche tramite la denominazione;
• ricerche tramite Responsabile Procedimento;
• ricerche per N° repertorio;

I risultati delle ricerca possono essere raggruppati e visualizzati per:

• denominazione
• competenza
• titolario
• stato del documento

La visualizzazione del registro del Fascicoli include l’indicazione del N° di Repertorio, la denominazione, la data di fascicolazione e la competenza. Una speciale funzione Documenti Correlati consente di raggruppare i documenti che possiedono dei riferimenti (link), in modo tale da poter mantenere traccia di eventuali legami amministrativi tra di essi.

Tutta la gestione degli utenti/ruoli/gruppi è basata sulla security ereditata direttamente dal modulo e-Gov Platform© (portale di accesso) e completamente integrata sfruttando le autorizzazioni gestite attraverso il Workflow Designer.

E’ possibile gestire gli uffici e suddividerli in Aree Organizzative predefinite (es. ripartizioni, settori, ecc.) all’interno dell’Organigramma.

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