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| Descrizione Funzionale |
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eGP-Prot consente di gestire tutto il flusso di un documento
da protocollare (entrata/uscita/interno)
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In particolare il documento di Protocollo
consente l’inserimento di alcune informazioni minime:
- mittente o destinatario con relative informazioni
- categoria/classe/fascicolo
- ufficio di competenza
- ufficio per conoscenza
- data ricezione
- ora ricezione
- numero del protocollo mittente
- data di protocollo
- data del documento
- tipo del documento
- ufficio mittente
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Il sistema consente di allegare
al documento elettronico un qualunque tipo di file (.doc,
.tif, .txt, .xls, ecc.). Tali allegati saranno consultabili
direttamente attraverso l’utilizzo del browser, disponendo,
ovviamente, del visualizzatore appropriato. E’ possibile
anche allegare un documento direttamente da periferica scanner.
Viene altresì effettuata la storicizzazione di uno
o più campi del documento, mediante memorizzazione
della sequenza delle modifiche che il campo subisce durante
il normale flusso documentale, nonché dell’autore
di tali modifiche. Questa storicizzazione consente la tracciabilità
completa delle informazioni inserite. Funzioni speciali, quali
quella di Annullamento logico del documento protocollato,
possono essere consentite ai ruoli/utenti autorizzati semplicemente
agendo sugli stati del workflow di protocollo.
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Il prodotto include un motore di ricerca idoneo
a svolgere le più sofisticate ricerche di documenti
e pratiche utilizzando gli strumenti e le tecnologie tipiche
dei prodotti di full-text retrieval:
- ricerche in AND, OR, NOT, XOR;
- ricerche per uguaglianza, disuguaglianza di termini;
- ricerche per contiguità o vicinanza;
- ricerca per somiglianza di termini;
- ricerca con caratteri jolly;
- ricerche tramite il titolario di classificazione;
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I risultati delle ricerca possono essere raggruppati e visualizzati
per:
- ufficio competenza
- categoria
- tipo di documento
- verso del documento (entrata/uscita)
- stato del documento
La visualizzazione del registro generale del protocollo include
l’indicazione del numero di protocollo, l’oggetto,
il verso e la data di protocollazione. La funzione Gestione
dei Fascicoli consente di raggruppare i documenti protocollati
(in entrata ed in uscita), in modo tale da poter mantenere
traccia di eventuali legami amministrativi tra di essi.
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Tutta la gestione degli utenti/ruoli/gruppi è basata
sulla security ereditata direttamente dal modulo e-Gov Platform©
(portale di accesso) e completamente integrata sfruttando
le autorizzazioni gestite attraverso il Workflow Designer.
E’ possibile gestire gli uffici e suddividerli
in Aree Organizzative predefinite (es. ripartizioni, settori,
ecc.) all’interno dell’Organigramma.
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